Brug undermapper, regler og opfølgningsflag

Mere viden om Outlook? Klik her
Vil du kontaktes?
- Udfyld formularen og tryk på den grønne knap Du får svar senest Mandag kl. 9.00
Dette får du på vores kurser:
  • 12 års erfaring.
  • Kurset afholdt i din virksomhed
  • Konkret hjælp til bedre arbejdsrutiner
  • Nærvær og fleksibilitet


Navn:


E-mail:


Spørgsmål om kursus:













Undermapper
Regler
Opfølgningsflag

Du får sikkert mange mails hver eneste dag, og nogle kan du svare på med det samme, andre kan du smide ud med det samme og andre igen skal lige ligge og modnes inden de kan blive besvaret. Uanset om det er mails der bliver besvaret, eller ikke besvaret så er det ofte hensigtsmæssigt at de gemmes til senere dokumentation.
Der findes 2 typer Outlook brugere. Den ene slags gemmer alt i indbakken og opnår derved at efter ca. et års brug af Outlook, at der ligger 10000 mails direkte i indbakken. Den anden type er dem, der kun har 3-10 mails liggende i indbakken mens resten er nydeligt pakken sammen i undermapper i træstrukturen. Jeg vil nedenfor med denne artikel prøve at komme med mit bud på, hvordan du kan arrangere dine mails.

Undermapper
Første betingelse for at kunne lave noget ordentligt organisering af dine mails, er at du dropper tanken om at have dem alle sammen liggende i din indbakke. For hver mappetype i Outlook, kan du lave undermapper. Det vil sige, under indbakken der kan du lave den opdeling i mapper, som giver mening for dig og din hverdag på arbejdspladsen. Om du vil dele det op i projekter, kunder, leverandører eller andet er helt op til dig selv. Det vigtigste er at DU kan finde rundt i det.

Regler
Du kan så vælge at dine mails skal flyttes manuelt, når du har behandlet dem. Der kan dog være nogle typer mails, som du ved skal ned i en bestemt mappe uanset om det er behandlet eller ej. Ved disse mails kan du benytte Outlooks regler, for at håndtere den proces med at flytte dem.
Hvis du benytter reglerne i Outlook til eksempelvis at flytte alle mails, der er markeret med privat i emnet til mappen privat. Så skal du huske at denne mappe skal tjekkes. Har du mange undermapper, så kan det være svært at danne sig et overblik over hvor der er ulæste emner henne. Derfor har man også i Outlook muligheden for at have søgemapper, som du ved at højreklikke på kan flytte op som en favoritmappe i Outlook. Det betyder at du med det samme, der kommer en ny mail kan se at der er en ulæst post i din mappeliste uden du skal kigge alle mapperne igennem.

Opfølgningsflag
Det er ikke altid en mail skal svares på med det samme. Det kan sagtens være der lige skal undersøges noget, eller man lige skal have tankerne på plads inden svaret gives. I dette tilfælde, der kan man bruge opfølgningsflag på mails. Ved at høreklikke på en mail, kan du vælge både flag farve og hvilken dato opgaven skal løses. Herefter kan du putte mailen ned i en undermappe. Du kan altid danne dig et overblik over, hvilke mails der er markeret til opfølgning ved at finde den søgemappe der hedder opfølgning. Den vil altid indeholde en opdateret liste over alle de emner der er markeret til opfølgning.

Følg med her, for der vil komme flere artikler om hvordan Outlook bruges. Kommenter gerne nedenfor, hvis du vil komme med dit input.

Oversigt over Outlook kurserGenerelt om Outlook


Find os på G+ IT kurser Tlf: 70 238 237 - salg@officekonsulenterne.dk